Avec l’évolution des technologies et la digitalisation des pratiques professionnelles, la tenue des assemblées générales ordinaires (AGO) à distance est devenue une option de plus en plus envisagée par les sociétés.
Toutefois, cette modalité ne peut être mise en œuvre que sous certaines conditions strictes, notamment pour garantir la transparence des échanges et la validité des décisions prises. Il est donc essentiel d’examiner les exigences spécifiques à la tenue virtuelle d’une AGO, tout en veillant au respect des règles classiques qui encadrent ce type d’assemblée.
- Tenue virtuelle de l’AGO
La tenue de l’AGO par visioconférence est possible mais est très encadrée. En effet, il est impératif que :
- Les statuts le prévoient expressément : dans les fais vous devez avoir une clause visant à la tenue dématérialisée des assemblées générales.
- Les moyens techniques mis en place garantissent :
- l’identification et la participation effective de l’ensemble des associés présents
- La retransmission continue et simultanée des délibérations
- En cas de vote à distance des associés, un accès à une plateforme sécurisée doit être mis en place pour les votes.
- La mention de tout incident technique relatif à la visioconférence au sein du procès-verbal
- Respects des règles classiques de l’AGO
Documents :
- Convocations (e-mail)
- Feuille de présence
- Gestion du quorum
- Gestion des procurations
- Procès-verbal dématérialisé
La tenue d’une AGO par visioconférence offre une souplesse d’organisation, mais elle suppose le respect rigoureux d’un cadre juridique précis. Qu’il s’agisse des conditions techniques liées à la réunion virtuelle ou de l’application des règles classiques de fonctionnement d’une AGO, chaque étape doit être soigneusement maîtrisée pour assurer la légalité des décisions adoptées et préserver les droits des associés.
TIPS : Si vos statuts ne prévoient rien pour la tenue des assemblées, pensez à les modifier.
